FAQ Infoscience¶
Vous avez des questions relatives à Infoscience ? Consultez d'abord l'Aide thématique.
Sinon vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées. Si vous ne trouvez pas de réponse : infoscience@epfl.ch.
Généralités¶
Q1 — Je ne réussis pas à me connecter : que dois-je faire ?
Vérifiez SVP que vos identifiants Tequila soient correctement saisis. Si le problème persiste, contactez l’équipe Infoscience infoscience@epfl.ch
Q2 — Est-il obligatoire de déposer toutes ses publications dans Infoscience ?
Conformément à la LEX n° 3.5.1 (politique de libre accès de l’EPFL), « les auteurs EPFL doivent impérativement déposer toutes leurs publications dans l’archive institutionnelle Infoscience et en donner l’accès en respectant les conditions imposées par les éditeurs. Ce dépôt doit se faire au plus tard 6 mois après la date de publication selon le principe du Green Open Access ».
Q3 — Puis-je signaler des publications réalisées hors EPFL ?
Oui, vous avez la possibilité d’intégrer dans Infoscience l’intégralité de votre production scientifique, y compris des travaux menés avant votre arrivée à l’EPFL. N’oubliez pas de cocher la case “No” dans le champ “Written at EPFL” du formulaire de saisie, avant de soumettre ces notices ! Vous pouvez importer une liste de publications existantes. Pour cela, veuillez vous référer la section Déposer une publication. L’équipe Infoscience peut vous assister dans cette tâche, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse : infoscience@epfl.ch.
Q4 — Dois-je déposer moi-même mes publications ?
Il est de votre responsabilité de veiller à ce que toutes vos publications soient déposées dans Infoscience. Vous pouvez déposer vous-mêmes vos publications (manuellement ou en vous appuyant sur une base externe), ou déléguer ce droit à un·e autre collaborateur·trice. Notez que l’équipe Infoscience se charge d’importer régulièrement depuis différentes sources (Web of Science, Scopus, Crossref, Datacite, OpenAlex et Unpaywall) les publications dont un·e auteur·trice au moins est affilié·e à l’EPFL.
Q5 — Est-il possible de récupérer des publications déjà recensées sur un autre site ? (Google Scholar, Zotero, ResearchGate…)
Vous pouvez importer une liste de publications issues d’une base de données bibliographiques en insérant votre fichier BibTeX. (Lien)
Q6 — Dois-je déposer moi-même les brevets relatifs à mes inventions ?
Non, car l’équipe Infoscience effectue régulièrement un import depuis EspaceNet pour ajouter les nouveaux brevets EPFL. Le Technology Transfer Office se charge de valider ce type de documents, avant publication sur Infoscience.
Q7 — Dois-je déposer moi-même ma thèse ?
Non, car l’équipe Infoscience, en accord avec l’École doctorale se charge du dépôt périodique des thèses dans Infoscience, dans le respect des conditions que vous avez spécifiées.
Q8 — Je suis étudiant.e : puis-je déposer mon travail de Master ?
Si vous êtes affilié·e à la faculté ENAC, notez que cette faculté se charge du référencement et de la diffusion systématique des travaux de master de ses étudiant·e·s. Vous n’avez donc rien à faire. Si vous êtes affilié·e à une autre faculté, vous pouvez déposer votre travail avec l’accord du/de la professeur·e ayant supervisé votre travail. Veuillez-vous adresser au Secrétariat de votre section, pour plus de détails.
Q9 — Je suis nouvel.le arrivant.e à l’EPFL : que dois-je faire?
Dès la création de votre profil dans People-EPFL, vous pouvez accéder à Infoscience en utilisant vos identifiants Tequila. Lors de votre première connexion, il vous est demandé d’accepter lesconditions d’utilisation. Vos droits dans Infoscience (lecture, dépôt, édition… ) sont paramétrés selon votre statut à l’EPFL. N’hésitez pas à contacter l’équipe Infoscience pour tout renseignement : infoscience@epfl.ch
Q10 — Je change de laboratoire : que dois-je faire ?
Dès que que votre nouvelle affiliation s’affiche sur votre page People-EPFL, elle se répercute dans votre profil Infoscience. Vos futures publications seront automatiquement liées à votre nouveau laboratoire/unité.
Q11 — Je suis auteur.trice et mon nom peut prendre des formes différentes : comment gérer ces variantes ?
Vous pouvez ajouter à votre profil Infoscience les différentes formes de votre nom, telles qu’elles sont susceptibles d’apparaître dans vos publications. Vous permettrez ainsi à Infoscience de regrouper l’ensemble de vos publications. Pour en savoir plus, consultez la page Gérer mon profil Infoscience.** **
Q12 — Qui gère les publications d’un laboratoire ou d’une unité ?
Dans la dernière version d’Infoscience, cette responsabilité revient au/à la responsable de l’unité ou du laboratoire, qui peut supprimer l’affiliation d’une publication qui a été rattachée à son laboratoire. Il lui est possible de déléguer cette tâche à la personne de son choix. Pour en savoir plus, consultez la page Gérer la page de mon labo/unité
Q13 — Comment consulter un fichier en accès restreint?
Si vous êtes membre EPFL, vous pouvez consulter tous les fichiers en accès restreint: vous devez au préalable vous authentifier sur la plateforme. Si vous n’êtes pas membre EPFL: cliquez sur le bouton « Demander une copie ». Une fois le formulaire de demande rempli, si l’auteur.trice donne son accord, vous recevrez un e-mail contenant un lien d’accès temporaire au(x) fichier(s).
Q14 — Je quitte l’EPFL : que dois-je faire ?
Vos publications seront conservées dans Infoscience, la plateforme institutionnelle EPFL. Vous avez la possibilité de les exporter sous différents formats vers la plateforme de votre nouvelle institution.
Gérer mes publications¶
Q15 — Quels sont les types de document acceptés dans Infoscience ?
Veuillez-vous référer à la page Aide dédiée aux types de document.
Q16 — Quels formats de fichiers faut-il privilégier ?
Vous trouverez toutes les informations utiles sur la page Conseils pour le dépôt de vos fichiers (nommage, formats, versions).
Q17 — Quelle taille maximale de fichier puis-je déposer ?
Vous pouvez déposer des documents de taille maximale de 5 Go par fichier. Si vous déposez plusieurs fichiers avec le même niveau d’accès et de licence, privilégiez un téléchargement unique, via un fichier zip (Go max).
Q18 — Puis-je déposer des documents composés avec LaTeX ?
Vous pouvez soumettre des documents composés avec LaTeX. Veuillez vérifier que le code est correctement saisi.
Q19 — Quelles différences y a-t-il entre un preprint, un postprint et une version finale publiée ?
Ces termes font référence aux 3 états d’une publication, selon son avancement dans le cycle de publication scientifique. Par exemple pour un article : – manuscrit d’article soumis à l’éditeur avant relecture par les pairs (version soumise – preprint) ; – article évalué par les pairs, accepté pour publication dans une revue et corrigé par l’auteur pour répondre aux demandes des relecteurs (version acceptée – postprint) ; – article accepté par une revue, relu par les pairs, corrigé par l’auteur, et mis en forme par l’éditeur pour être publié (version finale publiée).
Q20 — Comment obtenir un DOI pour ma publication ?
La Bibliothèque de l’EPFL attribue de façon automatique et systématique un DOI à chaque thèse de doctorat EPFL. Ce n’est pas le cas pour les autres documents, qui souvent reçoivent déjà un DOI de la part des éditeurs. Il vous est possible de demander l’attribution d’un DOI pour votre publication à l’équipe Infoscience. Pour en savoir plus sur les conditions d’attribution, référez-vous à la page Obtenir un identifiant (Handle, DOI, ISBN).
Q21 — Comment ajouter mon identifiant ORCID à mon profil ?
Pour associer votre identifiant ORCID à votre profil Infoscience, vous devez d’abord relier votre compte EPFL à votre compte ORCID via le service d’intégration ORCID. Une fois cette étape réalisée, votre identifiant sera automatiquement ajouté à votre profil Infoscience. Plus de détails et des instructions pas à pas sont disponibles sur la page suivante sous la section « Associer votre ORCID iD à votre profil Infoscience ».
Q22 — Comment modifier le type de document que j'ai choisi pour mon dépôt ?
Affichez la notice concernée et sélectionnez l’option “créer une nouvelle version” : le formulaire vous permet de sélectionner un autre type de document dans le bloc “Type” puis validez votre saisie. La nouvelle version écrase la précédente et emprunte à nouveau le workflow de validation. Les anciennes versions restent accessibles dans l’historique de la notice.
Q23 — Comment corriger une erreur dans la notice de ma publication ?
En qualité d’auteur.trice de la publication, vous pouvez demander une correction depuis le menu « Demander une correction ». Modifiez les champs selon vos souhaits et cliquez sur Déposer. Le traitement des corrections se fera ensuite par l’équipe Infoscience.
Q24 — Comment supprimer ma publication ?
Les dépôts ne peuvent pas être supprimés d’Infoscience, une fois que ces derniers ont été acceptés et publiés. L’équipe Infoscience peut exceptionnellement restreindre ou supprimer l’accès aux œuvres déposées en cas de : - violation des droits d’auteur, - violation des directives EPFL sur l’intégrité scientifique, - violation des obligations de confidentialité, - retrait par l’éditeur. Si vous souhaitez supprimer un dépôt, merci de transmettre votre demande à infoscience@epfl.ch
Q25 — Comment traiter des publications en doublon ?
Infoscience vous informe de potentiels doublons au moment d’un nouveau dépôt, vous aurez alors la possibilité de confirmer le doublon et d’abandonner le dépôt en cours ou bien de le rejeter en indiquant un commentaire qui sera adressé à l’équipe Infoscience pour analyse. Si vous constatez des doublons au fil de votre navigation, n’hésitez pas à les signaler à infoscience@epfl.ch.
Q26 — Comment gérer mon preprint lorsque l'article a été publié par l'éditeur ?
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle version de votre précédent dépôt. La version publiée sera alors la version officielle diffusée, le preprint restera accessible via l’historique des versions (visible dans le Menu Voir toutes les métadonnées (vue technique) .
Q27 — Comment relier un dataset à mon article ?
Dans le formulaire de dépôt, vous pouvez utiliser la section « Ressources liées » pour établir une relation entre deux références. Vous trouverez des conseils dans la page Utiliser le formulaire de dépôt.
Q28 — Dois-je mentionner le nom du bailleur de fonds dans ma publication ?
Il est fortement recommandé de mentioner les financements obtenus, dans le formulaire de dépôt, utilisez la section « Financements/Bailleur de fonds » et complétez les informations. Vous trouverez des conseils dans la page Utiliser le formulaire de dépôt.
Diffusion¶
Q29 — Comment afficher la liste de mes publications sur ma page people ?
Vous pouvez vous référer à la page Créer/Modifier mes listes de publications.
Q30 — Comment afficher une liste des publications sur la page de mon laboratoire ?
Vous pouvez vous référer à la page Créer/Modifier mes listes de publications.
Q31 — Est-il obligatoire de diffuser mes publications en Open Access dans Infoscience ?
Conformément à la LEX n° 3.5.1 (politique de libre accès de l’EPFL), « les auteurs EPFL doivent impérativement déposer toutes leurs publications dans l’archive institutionnelle Infoscience et en donner l’accès en respectant les conditions imposées par les éditeurs. Ce dépôt doit se faire au plus tard 6 mois après la date de publication selon le principe du Green Open Access ».
Q32 — Le bailleur de fonds me demande de diffuser mes résultats de recherche en Open Access : Infoscience peut-il m'aider ?
De nombreux financeurs, dont le FNS, imposent le libre accès aux résultats des projets financés. Infoscience permet aux auteurs EPFL de se conformer aux exigences Open Science de l’institution et des bailleurs de fonds, en diffusant légalement leurs publications et autres productions académiques (Green Open Access).
Q33 — Je ne connais pas les conditions de diffusion (licence) de ma publication, que dois-je faire ?
La plateforme Infoscience vous informe sur les politiques Open Access des revues et des éditeurs/ISSN. Les données, issues de Sherpa Romeo, vous permettent de déterminer quelle version de votre publication vous pouvez déposer et si des restrictions de diffusion (embargo) s’appliquent.
Q34 — L'accès à ma publication est restreint aux utilisateurs EPFL : comment la placer en Open access ?
Ouvrez la notice correspondante et cliquez sur le menu «Demander une correction». Effectuez vos modifications puis enregistrer ces dernières en cliquant sur Déposer. Le traitement des corrections se fera ensuite par l’équipe Infoscience.
Q35 — A quoi correspond un embargo ?
L’embargo désigne la période pendant laquelle le full-text d’une publication ne peut être rendu accessible au public : pendant ce laps de temps, l’éditeur détient le monopole de sa diffusion. Si l’éditeur impose une période d’embargo, vous avez la liberté de déposer votre fichier dans Infoscience quand bon vous semble en le plaçant sous embargo, en précisant sa durée. Les références bibliographiques seront recherchables et consultables, mais le fichier ne sera accessible qu’à l’expiration du délai fixé.
Q36 — Ma publication a été rejetée par l’équipe Infoscience : que faire ?
Chaque publication déposée dans Infoscience fait l’objet d’une vérification rigoureuse des données bibliographiques et des droits d’auteur, réalisée par l’équipe Infoscience, avant diffusion. L’équipe vérifie en premier lieu que la notice répond aux critères requis pour le dépôt dans Infoscience. Si ces conditions ne sont pas remplies (au moins un Auteur affilié à l’EPFL, publication non déjà présente dans Infoscience), la notice ne peut pas être acceptée et sera supprimée. Pour plus de détails, vous pouvez vous référer à la Charte, à la licence de dépôt et aux conditions d’utilisation. En cas de doute, l’équipe mettra la publication en attente dans votre tableau de bord et vous enverra un e-mail avec une demande d’information. Vous avez alors la possibilité de : - corriger ou compléter la notice, puis la soumettre à nouveau. - répondre aux questions de l’équipe, en répondant à l’e-mail. Une fois la notice complète et corrigée, elle pourra être acceptée pour publication sur la plateforme.
Q37 — Est-il possible de diffuser des supports de cours/polycopiés sur Infoscience ?
Infoscience vous permet, en tant qu’enseignant, de diffuser en Open Access des ressources pédagogiques et du matériel d’enseignement, sous réserve qu’ils soient libres de droits de tiers.
Q38 — La publication ne concerne pas mon laboratoire, comment y remédier ?
En tant que responsable d’unité (ou son/sa délégué.e), vous avez la possibilité de modifier les affiliations des publications pour l’unité/laboratoire relevant de votre responsabilité. Pour plus d’informations, référez-vous à la page Gérer la page de mon unité/laboratoire
Recherche et consultation¶
Q39 — La publication concerne mon laboratoire, comment ajouter l'affiliation ?
De façon générale, si l’un.e ou plusieurs des auteur.trices de la publication sont affiliés à votre laboratoire/unité, le rattachement est établi automatiquement. Vous avez néanmoins la possibilité d’ajouter votre laboratoire à une notice, en soumettant une demande de correction. Vous pouvez vous référer à la page Déposer une publication/ Mettre à jour une notice publiée. Notez que le responsable du laboratoire (ou son·sa délégué·e) peut éventuellement retirer cette affiliation. Voir la page Gérer la page de mon unité/laboratoire.
Q40 — Pourquoi ne vois-je pas la publication que je viens de déposer ?
Ce dépôt est en cours de validation par l’Équipe Infoscience, avant mise en ligne. Il sera visible et accessible dès que les vérifications bibliographiques auront été effectuées. Note : durant le processus de validation vos notices sont visibles en tant que “Draft” dans la page “vos dépôts”.
Q41 — Toutes mes publications sont-elles recensées dans Infoscience ?
Infoscience est alimentée : - d’une part, via les dépôts manuels effectués par les auteurs eux-mêmes (auto-archivage) ; - et d’autre part via des imports depuis des sources internes (IS-ACADEMIA par exemple) et externes à l’EPFL (bases de données bibliographiques et autres plateformes). Il appartient à chaque auteur de vérifier l’exhaustivité du signalement de ses publications et, si nécessaire, de le compléter manuellement.
Q42 — Pourquoi certaines notices ne fournissent-elles pas de texte intégral, alors que l'EPFL recommande l'Open Access ?
Cette situation s’explique par des considérations juridiques telles que les restrictions du droit d’auteur, les contrats avec les éditeurs et les clauses de confidentialité (notamment dans le cadre de partenariats industriels).
Q43 — Quel est le lien entre Infoscience et Google Scholar ?
Infoscience est régulièrement « moissonné » par Google Scholar, qui reprend les publications des auteurs EPFL. Par ailleurs, les profils des auteurs Infoscience contiennent un lien vers leur profil Google Scholar.
Pour toute autre question : infoscience@epfl.ch